ITシステム③　クラウドとPCのデータ同期機能

Office 365のデータは、Web上での操作とデスクトップの操作の二つの方法が可能です。PCでExcelやWordなどで資料を作成する場合、PC上のハードディスク等に保存しますが、このPC上のデータとクラウドを同期する機能が、Office 365のOneDriveにあります。

同期機能の設定は非常に簡単で、Web上のOneDriveのフォルダから、「同期」のボタンを押すだけで、手元のPC上に同名のフォルダが作成され、Explorerで操作できるようになります。それ以降PCで作成したデータはクラウド上に自動的にアップロードされるし、逆にクラウド上で作成したデータはPCに表示されます。

PCのディスク容量には制限があるため、OneDriveの1TBものデータが一気にPC上に展開されると、あっという間にPCがパンクするのではないかという点が気になりますが、同期機能はファイル・フォルダ別に、名前のみ表示する、実際にダウンロードする、といった動作を選択することができます。

PCを持ち出して、出先で作業する場合、インターネットが接続していない環境でも、PC上でデータを作成・更新し、後でインターネットに接続すると自動的にクラウド上のデータが更新されるようになります。

このPC同期機能は、Office 365の機能の中でも、とても便利なものと思います。事務所以外で作業ができるため、いわゆる働き方改革にもつながるツールと思います。

以下の資料が参考になります。
Windows の OneDrive 同期クライアントを使用してファイルを同期する