Microsoft OfficeのTIPS(19)　Excelを使うシーン

Excelは、表計算とも言いますね。2次元のシートなので、3次元表現はできません。世の中には図表が多く使われますから、Excelを使うシーンはとても多いと言えます。

1. 一覧表
一番多い使い方は、これではないでしょうか。名簿、取引先、部品表などなど、一覧表としてExcelはよく使われます。数値より文字列が多いのも特徴です。計算式はメインの機能ではなく、罫線が引きやすいとか、データを追加しやすいといった特徴が、一覧表として使われる理由だと思います。簡易データベースといったところです。

2. 表計算
本来の使い方ですね。帳簿や実績表、シミュレーションなど、数値を主体とした表です。数値と数値の間の参照も多く、複雑な計算を即座に実行できるようになったのは、革命的な進化だと思います。

3. データベース
Excelは2次元表現ができません。たとえば、顧客別、商品別、月別の実績表を作ろうと思えば、どれか2軸を選んで表を作る必要があります。

しかし、2軸で足りる場合は、データベースとしてのExcelは便利です。例えば、顧客リストをExcelで作成し、Wordで作ったラベルを、差し込み印刷する、というような使い方です。

データベースでは、2次元の表(Accessで言えばテーブル)をいくつも組み合わせて、いろいろな形で利用できますが、項目定義などに手間がかかります。手軽にデータを利用できる点で、Excelは便利だと思います。

Excelで一覧表を作らず、Wordでの箇条書きにこだわる人もいます。逆にWordで作る方が楽と思われる報告書の類をExcelで作る方もいます。この辺りは好みですが、もしかしたらWord型人間、Excel型人間、さらにはPowerPoint型人間、なんていうのも、あるのかもしれませんね。